Damit die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung gelingt, beziehen Sie alle Mitarbeitenden sowohl bei der Analyse als auch bei der Entwicklung von Maßnahmen aktiv ein. Die gemeinsame, systematische Reflexion gibt wichtige Hinweise, anhand derer Sie Maßnahmen ableiten können, die vorhandenen Ressourcen stärken und Belastungen verringern.
Die interne Moderation der Analyse erfolgt meist im Rahmen eines moderierten Team-Meetings. Dieser Leitfaden unterstützt Sie bei der Vorbereitung und Durchführung. Für die Analyse selbst sollten Sie 90 bis 120 Minuten einplanen.
Struktur geben und Lösungen finden
Damit die Analyse lösungsorientiert abläuft, geben Sie mit Ihrer Moderation den Rahmen vor und lenken den Diskurs lösungsorientiert. Sie fragen nach und geben allen im Team die Chance, sich zu äußern. Damit der Verlauf des Diskurses für alle nachvollziehbar ist, visualisieren Sie die Beiträge beispielsweise auf großen Klebezetteln, Whiteboard oder Flipchart.
Achten Sie bei der Entwicklung von Lösungsideen auch auf die Machbarkeit und stecken Sie den Rahmen dessen ab, was möglich ist. Damit geben Sie Orientierung und vermeiden, dass unrealistische Erwartungen geweckt werden.
Sorgen Sie für Rollenklarheit und Transparenz
Insbesondere wenn Sie in der Doppelrolle „Führungskraft und Moderation“ unterwegs sind, können Rollenkonflikte entstehen. Für einen offenen und lösungsorientierten Diskurs nehmen Sie eine allparteilich Haltung ein. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn Sie mit einer offenen, forschenden Perspektive in die Moderation gehen. Das ist durchaus anspruchsvoll, da Ihr Führungshandeln auch ein Gestaltungsfeld der Gefährdungsbeurteilung darstellt. Gleichzeitig hat die interne Moderation den Vorteil, dass Sie zügig in die Themen einsteigen können, da alle Beteiligten über geteilte Erfahrungen verfügen und wissen, worum es geht.
Je eher die Mitarbeitenden bereits in der Zusammenarbeit die Erfahrung machen durften, dass Sie zur Mitwirkung einladen und offen sind für Verbesserungsvorschläge, Kritik und Anregungen, um so eher wird sich Ihr Team auch hier aktiv einbringen. Zeigen Sie, dass Sie die Expertise Ihrer Mitarbeitenden schätzen und dass Sie gemeinsam immer mehr lernen können. Hören Sie aufmerksam zu und signalisieren Sie, dass das Gehörte wichtig ist. Bieten Sie Unterstützung an, um Verbesserungen der Arbeitssituation auf den Weg zu bringen.
Das Erleben psychologischer Sicherheit ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen kritische Aspekte der Arbeitssituation benennen und an der Entwicklung von Ideen aktiv mitwirken. Nutzen Sie den Kurzcheck zur Einschätzung der Voraussetzungen für psychologische Sicherheit in Ihrem Team.
Achtung, Stolperfallen!
Sollten sich in Ihrem Team Konflikte oder dysfuntionale Kommunikationsmuster bereits über einen längeren Zeitraum verfestigt haben, sollten Sie kritisch überprüfen, ob Sie sich die Moderation zutrauen. Der Kurzscheck „Psychologische Sicherheit“ gibt ebenfalls Hinweise über die Kultur der Zusammenarbeit im Team. Im Zweifel klären wir die Voraussetzungen für die interne Moderation im Rahmen des 1:1-Coachings.
Erfahrungsgemäß werden im Rahmen der Analyse auch Ideen entwickelt, die eine eingehende Prüfung im Nachgang benötigen. Machen Sie transparent, wie Sie mit diesen Ideen umgehen und wann Sie dem Team ein Feedback zum weiteren Vorgehen geben.
Ablauf des Team-Meetings
Für einen ergebnisorientierten Diskurs und eine offene Arbeitsatmosphäre sollte die Gruppengröße bei maximal 16 Personen liegen. Für größere Teams oder Unternehmen bilden Sie mehrere Analyseeinheiten. Sie fassen ähnliche Tätigkeiten zusammen oder orientieren sich an bewährten Strukturen wie Teams oder Arbeitsbereichen. Im Leitfaden Moderation sind die wesentlichen Schritte nochmal zusammengefasst. Drucken Sie sich den Leitfaden am besten aus und nutzen Sie diesen zur Orientierung im Team-Meeting.
Startphase
Begrüßen Sie die Mitarbeitenden und sorgen Sie für ein angenehmes, wertschätzendes Arbeitsklima. Erläutern Sie kurz Hintergrund und Ziel der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung.
Handlungsbedarfe identifizieren
Zunächst geht es darum, den Handlungsbedarf zu identifizieren. Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden folgende Frage:
„Eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen halte ich für…
- … sehr wichtig
- … teilweise wichtig
- … nicht wichtig
Sie können diese Frage beispielsweise als Skala in Ampelfarben auf dem Whiteboard abbilden und die Teilnehmenden markieren dort ihre Einschätzung.
Im zweiten Schritt geht es darum, die Einschätzungen zu konkretisieren. Am besten nutzen Sie dafür ebenfalls das Whiteboard. Auf jeweils einem großen Klebezettel haben Sie vorab je ein Gestaltungsfeld notiert. Erläutern Sie kurz, welche Fragestellungen mit den einzelnen Handlungsfeldern verbunden sind:
- Arbeitsinhalte/-aufgabe:
u. a. Variabilität, Handlungsspielraum, Verfügbarkeit relevanter Informationen, emotionale Inanspruchnahme, Passung der Qualifikation zu den Aufgaben, Sinnhaftigkeit. - Arbeitsorganisation:
u. a. Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen, Arbeitsintensität, Störungen und Unterbrechungen, Regelung von Zuständigkeiten. - Arbeitszeit:
u. a. Dauer, Lage und Flexibilität, Vorhersehbarkeit und Verlässlichkeit von Arbeits- und Erholungszeiten. - Zusammenarbeit mit der Führung und im Team:
u. a. Möglichkeiten zum sozialen Austausch, Qualität sozialer Beziehungen, erlebte Unterstützung, erlebte Wertschätzung, Rückmeldung und Anerkennung, Umgang mit Konflikten. - Arbeitsmittel:
u. a. Verfügbarkeit, Angemessenheit, Verständlichkeit, Sicherheit von Arbeitsmitteln, Softwareergonomie. - Arbeitsumgebung:
u. a. Lärm, Klima, Beleuchtung, Luftqualität, Einfluss auf diese Bedingungen, ausreichend Platz.
Ausführliche Beschreibungen und Beispiele zu Belastungen und mögliche Maßnahmen finden Sie auch in der GDA-Broschüre, die in der Bibliothek hinterlegt ist.
Die Teilnehmenden nehmen eine Gewichtung vor, indem Sie drei Wertungen vornehmen. Dazu markieren Sie Ihre wichtigsten Gestaltungsfelder beispielsweise per Klebepunkt oder Strich auf den jeweiligen Klebezetteln. Besonders wichtige Gestaltungsfelder können von den Teilnehmenden auch mehrfach markiert werden. Die Möglichkeit der kumulierten Wertung verdeutlicht insbesondere in kleineren Teams die Handlungsbedarfe.
Die Wertungen geben Orientierung, welche Themen nach Einschätzung des Teams die größte Bedeutung haben. Beginnen Sie mit dem wichtigsten Thema. Beachten Sie, dass je nach Komplexität der Themen weitere Termine sinnvoll sind, um alle relevanten Themen zu bearbeiten.
Handlungsbedarf konkretisieren, Lösungsideen entwickeln und Maßnahmen festlegen
In dieser Phase geht es um ein besseres Verstehen, welche Arbeitsbedingungen mit Stress einhergehen. Reflektieren Sie gemeinsam, in welchen Situationen das Problem auftritt und was mögliche Ursachen sein könnten. Hören Sie genau zu und bleiben Sie neugierig auf die Sichtweise der Mitarbeitenden. Nehmen Sie sich dafür ein Gestaltungsfeld nach dem anderen vor.
Wenn Sie ein differenziertes Bild des Problems haben, entwickeln Sie eine gemeinsame Vorstellung des angestrebten Zustands: „Was soll anders sein?“
Laden Sie das Team ein, Ideen zu sammeln, wie die Veränderung erreicht werden kann. Häufig geht es gar nicht darum, mehr zu tun. „Was müssen wir aufhören zu tun, um die Veränderung zu erreichen?“ kann eine wirksame Frage sein. Lassen Sie die Ideen zunächst in Einzelarbeit sammeln und aufschreiben. Das gibt allen die Möglichkeit, sich einzubringen.
Für jedes Thema wird ganz konkret festgehalten, welche Schritte für die Realisierung anstehen:
„Wer macht was? Bis wann?“
Berücksichtigen Sie, dass Maßnahmen auf der Ebene der Arbeitsorganisation und Prozesse einen größeren Effekt haben, als Maßnahmen auf der Verhaltensebene. Für die Priorisierung von Maßnahmen können Sie bei Bedarf auch folgende Priorisierungsmatrix heranziehen.
Was läuft gut und soll so bleiben, wie es ist?
Gestalten Sie einen motivierenden Abschluss, indem Sie bereits vorhandene Ressourcen in den Blick nehmen. Sammeln Sie die positiven und unterstützenden Aspekte der Arbeit, die Belastungen kompensieren können.
Hören Sie genau zu, was die Mitarbeitenden als unterstützend erleben. Insbesondere gegenseitige Unterstützung und wertschätzendes Führungshandeln sind wichtige Puffer im Umgang mit Stress. Handlungs- und Entscheidungsspielräume sind ebenfalls positiv mit individueller Gesundheit korreliert. Weiterführende Maßnahmen sollten so geplant werden, dass identifizierte Ressourcen auch zukünftig erhalten und gestärkt werden.
Ergebnisse dokumentieren und weiter verfolgen
Damit Sie effizient mit den Ergebnissen weiter arbeiten können, halten Sie die Ergebnisse der Analyse schriftlich und für alle nachvollziehbar fest. Nach meiner Erfahrung ist es mühsam, sich für die weitere Arbeit mit den Ergebnissen die wichtigen Themen aus einem Foto- oder Meetingprotokoll zusammen zu suchen.
Vielmehr empfehle ich, die Ergebnisse in einer Excel-Tabelle zusammenzufassen. Nutzen Sie am besten die Vorlage aus dem Modul „Dokumentation“, damit erfüllen Sie auch die Anforderungen der Prüfbehörden.